【審計報告】電子檔案保管系統試驗 11個項目8個延遲

去年10月《施政報告附篇》公布，政府決定在2025年年底前，在政府所有局及部門全面推行電子檔案保管系統，以提升保存和管理政府檔案的效率。審計署最近就政府推行電子檔案保管系統的工作進行審查，發現截至今年2月6日，在75個局或部門當中，23%（即約17個）尚未提交其推行計劃，而58個局或部門提交的推行計劃中，其中1份報告指或未能在2025年年底前全面推行電子檔案保管系統；及在局或部門的推行工作或未能在2021年年中至2025年年底期間平均分攤，另外有約80%的局或部門會在2022至2024年間開始推行電子檔案保管系統，少數局或部門會在2021年年中或2025年開始推行電子檔案保管系統。

報告指出，電子檔案保管系統試驗計劃涵蓋11個局或部門，包括5個早期試行的局或部門 (效率促進辦公室、政府檔案處、商務及經濟發展局轄下的通訊及創意產業科、渠務署和差餉物業估價署），和6個在下一階段試行的局或部門 (行政署、土木工程拓展署、知識產權署、建築署、海事處和資科辦)。

報告發現電子檔案保管系統試驗計劃下的11個項目有8個出現延遲。在5個早期試行系統並已完成推行工作的局或部門當中，商務及經濟發展局轄下的通訊及創意產業科的延遲時間最長，達18個月，主要原因是花了較長時間解決技術問題。就6個在下一階段試行的局或部門，截至去年12月，除海事處的項目預期會在2021年6月完成外，所有項目的推行工作已經完成。

審計署挑選了海事處推行電子檔案保管系統的個案進行審查，發現推行電子檔案保管系統共用基礎系統和海事處的系統配置出現延遲，2015年11月，資科辦向承辦商批出總額為3630萬元的合約，有關共用基礎系統預計在2016年5月備妥並配置給海事處。為了加快進度，資科辦在2017年6月批准有關承辦商的建議，把共用基礎系統的功能分為核心功能和其餘功能處理。直至2019年8月，整個共用基礎系統完成，所有核心功能和其餘功能已準備就緒，可供使用。海事處的系統配置分成4批進行，涉及不同的用戶組別或小組。截至2020年2月，只推行了第一批系統配置。第一批系統配置在2019年8月才完成，較2018年1月的目標完成日期延遲了19個月。截至2019年12月，有關系統的所有配置預計於2021年6月完成。

審計署的審查發現，推行共用基礎系統和其後在海事處進行系統配置出現延誤，主要原因是有關承辦商表現未如理想。海事處表示，在用戶驗收測試中發現大量誤差，須花上長時間糾正，證明基礎系統尚未成熟便配置給海事處進行測試。資科辦表示已密切監察有關承辦商開發系統和修正所發現問題的進度。在2016年9月至2017年6月期間，資科辦向有關承辦商發出7封警告信，針對該承辦商表現欠佳，包括進度嚴重延誤、管理鬆懈及人手資源不足。

報告指出，留意到資科辦通過把整個系統的目標完成日期延至2021年6月時，並未對有關承辦商索取算定損害賠償。資科辦曾就終止合約及接納修訂推行計劃的後果徵詢律政司的意見，但儘管有關承辦商表現未如理想，資科辦在批准延後完成日期前，並未就索取算定損害賠償 (200萬元)一事尋求具體法律意見。另外，資科辦及海事處監察項目的工作有不足之處，其中資科辦項目督導委員會僅召開了兩次會議，而項目督導委員會未有召開會議。

審計署建議政府資訊科技總監汲取推行共用基礎系統的經驗，以更有效監察承辦商在政府全面推行電子檔案保管系統，包括定期召開項目督導委員會會議，就項目推行提供策略方向；及日後批准延後其餘各局／部門的電子檔案保管系統項目的目標完成日期時，考慮到承辦商的表現和政府因項目延誤承受的損失，就應否索取算定損害賠償，尋求律政司的意見。

另外，審計署建議海事處處長應加強監察電子檔案保管系統項目的進度，並定期召開項目督導委員會和項目保證小組會議，監督有關承辦商的表現。