怎樣正確書寫好公用書信？

大家較常書寫給家人和朋友的私人信件，那麼公用書信又是如何寫的呢？假如忽略公用書信的格式和內容，稍一不慎便會錯漏百出。現在就來學習如何正確書寫公用書信吧！

公用書信的用詞格式

錯誤版本：

你好： 

我近日光顧小賣部，發現只有售賣麵包和樽裝水，選擇極少。有鑑於此，我建議小賣部能提供三文治、雞腿、水果杯等食物，讓同學有更豐富的選擇。以上建議，希望小賣部能接納，並在日後作出改善。 

陳小明上 
2024年6月5日

正確版本：

陽光小賣部經理先生／小姐： 
（應該寫清楚收信人名稱或稱號，否則讀者就不知道收信人是誰，亦有機會誤讀別人的信件。如果寫信時不知道收信人的性別，可在稱號後加上「先生 / 小姐」。）

您好！我是陽光小學的四年級學生，現向小賣部反映食物種類太少的問題。 
（一封清晰的公函開首應概括說明來信原由，例如此信經修正後，第一句交代了「寫信人身份」、「來信目的」（投訴/反映意見）和「關於甚麼內容」（書信的主題）三個重要訊息。）

我每天都會光顧小賣部買早餐，發現早上售賣的食物，只有麵包和樽裝水，選擇極少，連續吃上一周之後，同學都開始感到乏味，選擇不吃早餐上課。（正文方面，要清楚交代投訴的理由，指出為何小賣部有必要增加食物的種類，所以修改後的信件中，補充了因為食物種類太少，有同學因為感到乏味而不吃早餐上課。）因此，我建議小賣部增加早上時段的食物種類，例如提供三文治、雞腿、水果杯等等，讓同學有更豐富和營養的選擇。希望小賣部能接納上述建議，並在日後作出改善。

祝 
鈞安 
（書信須因應情況寫上祝頌語，以示對收信人的禮貌和尊重。根據寄信對象身份不同，祝頌語亦有不同，例如寫給編輯就祝「編安」，寄給教師就祝「教安」。）

學生 
陳小明謹啟 
（在下款，即書信的結尾，應寫明寫信人的職位或身份，陳小明應寫出自己學生的身份。署名後的啟告語應改 為「謹啟」，「上」和「敬上」只有寫給認識的長輩才會用到。）
2024年6月5日

書信的用途

書信分為公用書信和私人書信，公用書信是為了特定事務而寫，例如請柬、賀辭、感謝信、投訴信、求職信、申請信、建議書等，它們格式規範各有不同。私人書信是指寫給家人、親友、師長的私人信件，由於寫信人和收信人關係較為親近，所以信中的用字格式可較寬鬆，內容較貼近閒話家常。

現代人還需要寫信嗎？

現代人通常使用電話、通訊軟件和社交媒體溝通，較少有機會向家人和親友寫信。不過在某些重要場合，我們仍以寫信來傳遞訊息，例如學校的推薦信，或對重要人物致謝的感謝信。此外，現代人亦傾向以電郵取代實體信件，今時今日，求職信、投訴信等也大多經由電郵寄出。

猜一猜：敬語用法

傳統書信裏，人們會用敬語稱呼不同人。隨着現代人減少寫信，不少敬語亦逐漸式微。以下敬語，你知道它們的意思嗎？ 

• 令堂——收信人的母親 
• 令尊——收信人的父親 
• 家嚴——寫信人的父親 
• 家慈——寫信人的母親 
• 閣下——收信人 
• 伉儷——收信人夫婦二人
  

文：星島小學學生報《陽光校園》編輯部；圖：網上圖片

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