怎样正确书写好公用书信?

2024-06-05 14:00

大家较常书写给家人和朋友的私人信件,那么公用书信又是如何写的呢?假如忽略公用书信的格式和内容,稍一不慎便会错漏百出。现在就来学习如何正确书写公用书信吧!

公用书信的用词格式

错误版本:

你好: 

我近日光顾小卖部,发现只有售卖面包和樽装水,选择极少。有鉴于此,我建议小卖部能提供三文治、鸡腿、水果杯等食物,让同学有更丰富的选择。以上建议,希望小卖部能接纳,并在日后作出改善。 

陈小明上 
2024年6月5日

正确版本:

阳光小卖部经理先生/小姐: 
(应该写清楚收信人名称或称号,否则读者就不知道收信人是谁,亦有机会误读别人的信件。如果写信时不知道收信人的性别,可在称号后加上「先生 / 小姐」。)

您好!我是阳光小学的四年级学生,现向小卖部反映食物种类太少的问题。 
(一封清晰的公函开首应概括说明来信原由,例如此信经修正后,第一句交代了「写信人身份」、「来信目的」(投诉/反映意见)和「关于甚么内容」(书信的主题)三个重要讯息。)

我每天都会光顾小卖部买早餐,发现早上售卖的食物,只有面包和樽装水,选择极少,连续吃上一周之后,同学都开始感到乏味,选择不吃早餐上课。(正文方面,要清楚交代投诉的理由,指出为何小卖部有必要增加食物的种类,所以修改后的信件中,补充了因为食物种类太少,有同学因为感到乏味而不吃早餐上课。)因此,我建议小卖部增加早上时段的食物种类,例如提供三文治、鸡腿、水果杯等等,让同学有更丰富和营养的选择。希望小卖部能接纳上述建议,并在日后作出改善。

祝 
钧安 
(书信须因应情况写上祝颂语,以示对收信人的礼貌和尊重。根据寄信对象身份不同,祝颂语亦有不同,例如写给编辑就祝「编安」,寄给教师就祝「教安」。)

学生 
陈小明谨启 
(在下款,即书信的结尾,应写明写信人的职位或身份,陈小明应写出自己学生的身份。署名后的启告语应改 为「谨启」,「上」和「敬上」只有写给认识的长辈才会用到。)
2024年6月5日

书信的用途

书信分为公用书信和私人书信,公用书信是为了特定事务而写,例如请柬、贺辞、感谢信、投诉信、求职信、申请信、建议书等,它们格式规范各有不同。私人书信是指写给家人、亲友、师长的私人信件,由于写信人和收信人关系较为亲近,所以信中的用字格式可较宽松,内容较贴近闲话家常。

现代人还需要写信吗?

现代人通常使用电话、通讯软件和社交媒体沟通,较少有机会向家人和亲友写信。不过在某些重要场合,我们仍以写信来传递讯息,例如学校的推荐信,或对重要人物致谢的感谢信。此外,现代人亦倾向以电邮取代实体信件,今时今日,求职信、投诉信等也大多经由电邮寄出。

猜一猜:敬语用法

传统书信里,人们会用敬语称呼不同人。随着现代人减少写信,不少敬语亦逐渐式微。以下敬语,你知道它们的意思吗? 

  • 令堂——收信人的母亲 
  • 令尊——收信人的父亲 
  • 家严——写信人的父亲 
  • 家慈——写信人的母亲 
  • 阁下——收信人 
  • 伉俪——收信人夫妇二人

文:星岛小学学生报《阳光校园》编辑部;图:网上图片

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