【審計報告】公務員易學網管理欠善 近七成為帳戶閒置

審計署最近就培訓處的培訓發展工作進行審查，發現部分決策局或部門仍以人手處理培訓申請及提名等，雖然有部分部門自行開發電腦系統，協助處理培訓行政工作，惟系統與培訓資訊行政系統之間並無連接。至於並未設有任何培訓管理電腦系統的部門，有關人員須以人手整理申請資料，再把資料上載培訓資訊行政系統，既耗費時間和資源，又容易出錯。

培訓處針對公務員的共同培訓需要提供培訓課程，審計署發現，部分決策局或部門仍以人手處理培訓申請及提名等，認為公務員事務局需要探討如何善用科技改善決部門處理培訓申請或提名的程序。培訓處於2016 年推出電子表格方案，以便申請資料自動上載培訓資訊行政系統，然而，在2017年舉辦的610班中央課程中，只有58班 (10%)使用電子表格報名。審計署認為，培訓處需要在切實可行的情況下更廣泛使用電子表格，以簡化決策局／部門人員報讀培訓課程的程序，尤其是報名期較短的課程。

現時學員出席每節培訓，都須在出席登記冊上簽到，培訓處人員再以人手核對，然後把個別學員的出席資料輸入培訓資訊行政系統。就2016年舉辦的逾1000班培訓班而言，該處安排了16名文職人員執行獲指派的任務，包括在登記櫃枱工作和處理超過54000份出席記錄等；及在培訓班結束後，培訓處人員需要4至8個星期核對並更新培訓資訊行政系統的出席記錄。

審計署建議公務員事務局局長應更廣泛使用科技，以改善決策局或部門處理培訓申請的程序，包括與政府資訊科技總監協作，探討如何加快在政府內全面推行政府人力資源管理服務的培訓管理模組或其他電腦系統，以期把培訓行政職能自動化；及協助已自行開發培訓管理電腦系統的部門把其系統與培訓資訊行政系統連接；更廣泛使用電子表格，以簡化部門人員報讀培訓課程的程序等。

另外，審計署發現培訓處早於2002年推出以網絡為本的「易學網」，有大量閒置帳戶，使用者帳戶管理欠善。截至今年5月，使用者帳戶共有39362個，但當中有11%屬不能使用的帳戶，例如已刪除或封鎖的帳戶。剩下的69%為閒置帳戶，即持有人已沒有使用易學網一年或以上。而在85788個閒置帳戶中，有17910個(21%)已閒置5年或以上。審計署建議要進一步推動政府人員使用易學網，並檢視易學網閒置帳戶的使用者取覽權。