來論|「混合式工作」將成趨勢

在過去兩年新冠病毒疫情影響的環境，我們在職場最常聽到的，可能會是「我今個星期在家工作」。這段時間，我們看到的，是以往認為不太可能實現的在家工作模式，在科技日新月異的發展下，變得可能了。

無論你是上班族、老師還是學生，你可能已經體會到遠端工作或學習，所帶來的方便和好處。而這個經驗，也令公司決策人員，進一步研究將來在疫情後，是否可以發展一套把遠端和辦公室混合一起的工作模式。這就是所謂的「混合式工作」，一種完全嶄新的工作模式，連與客戶的聯繫，以至自己的日常生活，都會被改變。
對「混合式工作」的三大考慮

根據資訊科技顧問公司Gartner的調查，八成三企業預計，顧客對於數碼產品和服務的需求會增加，同時企業的董事成員，同意加速數碼化，也代表公司願意投入更多資源在「混合式工作」模式。

當企業想轉型為「混合式工作」時，需要由以下三方面計畫一下：

首先，是工作結構和辦公室的改變（Patterns and Changes）。每一家公司都有不同的特性。有些工種，可能需要員工以團隊的形式一起工作。員工的職級，也會對是否適合「混合式工作」模式造成影響。最常見的一個工作結構，是一星期有三天回辦公室，另外兩天在家工作，這就是所謂的三比二模式。企業要選擇一個最適合公司和員工的方式。對辦公室而言，「混合式工作」的好處，是能節省開支，但卻不免要引進開放式辦公室、共用工作桌，而且需要更多安靜的角落或小會議室，以便進行視像會議。

其次，是辦公室轉化和人力資源政策（Conversion and Policy）。在實際執行「混合式工作」時，企業需要一個轉化計畫（Conversion Plan），中間要考慮的，包括生產力的管理和量度，以及員工的管理，特別是監察其遙距工作時的表現。最好是有一個清楚的目標，先跟員工溝通，做好期望管理。對於人事方面，也要留意幾項比較敏感的議題，第一是要清晰定義遙距工作的地點，例如是否包括公眾地方；第二是要釐清員工保險的範圍；第三是要確保公司的數據，不會因為遙距工作而外泄。

第三個考慮，是數碼平台的支援（Digital Platform）。這個問題可以說是最困難，也最需要投入資源的。首先，企業要採用一套遙距訪問軟件，現時比較流行的，有RDS或者VDI；這裏要考慮到成本和將來擴容的問題。另外，企業會有愈來愈多的員工，需要使用付費的視像軟件，而企業也要留意員工在家工作時，是否有足夠的數碼器材，去支持日常工作及會議。例如，企業是否需要替員工添置額外的顯示器、有靜音功能的咪和揚聲器等。日常工作時常用到的辦公室軟件，像MS Office，可能也需考慮是否需轉用網頁版本，令員工可以不受地域限制地進行遠程工作。

「混合式工作」模式，無疑將會是大勢所趨。彈性的處理，令員工能好好分配時間，按任務的重要性完成工作，是最好的安排，但卻非一朝一夕可成，需要多方面考量和技術的配合。筆者建議公司管理層可以多聽取員工在疫情期間在家工作的經驗，先在比較成熟的部門例如資訊科技部試行，再調整整個策略。
鄭頌鈿
香港電腦學會企業架構專家小組
執行委員會成員