【审计报告】公务员易学网管理欠善 近七成为帐户闲置

审计署最近就培训处的培训发展工作进行审查，发现部分决策局或部门仍以人手处理培训申请及提名等，虽然有部分部门自行开发电脑系统，协助处理培训行政工作，惟系统与培训资讯行政系统之间并无连接。至于并未设有任何培训管理电脑系统的部门，有关人员须以人手整理申请资料，再把资料上载培训资讯行政系统，既耗费时间和资源，又容易出错。

培训处针对公务员的共同培训需要提供培训课程，审计署发现，部分决策局或部门仍以人手处理培训申请及提名等，认为公务员事务局需要探讨如何善用科技改善决部门处理培训申请或提名的程序。培训处于2016 年推出电子表格方案，以便申请资料自动上载培训资讯行政系统，然而，在2017年举办的610班中央课程中，只有58班 (10%)使用电子表格报名。审计署认为，培训处需要在切实可行的情况下更广泛使用电子表格，以简化决策局／部门人员报读培训课程的程序，尤其是报名期较短的课程。

现时学员出席每节培训，都须在出席登记册上签到，培训处人员再以人手核对，然后把个别学员的出席资料输入培训资讯行政系统。就2016年举办的逾1000班培训班而言，该处安排了16名文职人员执行获指派的任务，包括在登记柜枱工作和处理超过54000份出席记录等；及在培训班结束后，培训处人员需要4至8个星期核对并更新培训资讯行政系统的出席记录。

审计署建议公务员事务局局长应更广泛使用科技，以改善决策局或部门处理培训申请的程序，包括与政府资讯科技总监协作，探讨如何加快在政府内全面推行政府人力资源管理服务的培训管理模组或其他电脑系统，以期把培训行政职能自动化；及协助已自行开发培训管理电脑系统的部门把其系统与培训资讯行政系统连接；更广泛使用电子表格，以简化部门人员报读培训课程的程序等。

另外，审计署发现培训处早于2002年推出以网络为本的「易学网」，有大量闲置帐户，使用者帐户管理欠善。截至今年5月，使用者帐户共有39362个，但当中有11%属不能使用的帐户，例如已删除或封锁的帐户。剩下的69%为闲置帐户，即持有人已没有使用易学网一年或以上。而在85788个闲置帐户中，有17910个(21%)已闲置5年或以上。审计署建议要进一步推动政府人员使用易学网，并检视易学网闲置帐户的使用者取览权。