星島日報

高效工作「天龍八步」 職員培訓專家傳授

2020-10-06 00:00
  作者曾任TOYOTA人才培育工作,後來憑此一套名牌企業管理秘笈,出來自立門戶,當上企業顧問和員工培訓工作。
  如果你大學畢業,幸運地考入類似TOYOTA的名牌企業,你會很開心,但是你呆了兩年,天天被上司、前輩罵,沒有工作滿足感,只有無所適從,你會怎麼辦?我相信自己會「劈炮唔撈」,寧願愛回家,Eat Ma同埋Live Ma,我知阿媽亦會贊成我如此堅持原則,她一定不要讓兒子被公司的人當沙包伺候。不過,作者就非常進取,竟然想︰「要到甚麼時候,我才能不再被罵,找到對的方向?」
  其實兜兜轉轉,很多年輕人不適應職場生涯,主要在於「拖延症」作怪,以及行事不主動使然,這又與香港普遍家庭教育、學校教育有關。回想自己的成長過程,阿媽真是太過照顧,讀到小學五年級,還跟我形影不離,上學幫忙拎書包(太重)、中午準時送餐到班房(外邊的東西不好吃、沒營養)、回家後拿着功課答案,督促我操練測驗試題。
  你看,在這種從小不用傷腦筋,只要坐着等着阿媽安排的生活下成長,我怎會有主動解決問題的能力?我不是班中的唯一,我相信周圍有千千萬萬個我,都是跟我在同一環境下成長,我們比較聽教聽話,原因是我們很配合學校的要求,安靜地接受老師的安排。
  我畢業後,老實講,得不到公司的認同,除了好準時返工之外,我被認為難以獨力執行任務的「問題新員工」,第一份工要延長試用期,好在不用120天那麼長,但是幾長都不成問題,因為我也受夠了悶氣,一於炒公司魷魚,重回校園進修,經過另一番訓練之後,我才適應外邊的工作環境,我學到最關鍵的一招,就是轉數要快過你老闆,同時要有舉一反三的悟性。與此同時,戒掉拖延的習慣,講完就要做,於是才能做好一份工,否則人到中年的今天,都要Eat Ma、Live Ma,愛回家。
  TOYOTA講究效率,返工千祈不可以雲遊,因為每一個員工的每一分鐘、每一秒是否有效運用,都關係到企業表現,讓作者得以改進的就是TOYOTA的「自工程完結」,是建構TOYOTA高品質企業風格的基礎,作者把這傳承五十年的作業方法,改良成適合上班一族的工作指南,總結出三個重點。
  一、有效製造工作成果,減省流程或不必要步驟,避免浪費時間和能量。舉個例,開會多過共和黨或者民主黨,主題只是大是大非,沒有實際解決方案,又或者製定出方案的話,內容超過一千頁,這便是既沒有「工作成果」,又浪費人力物力和時間的規程。
  二、要在預定時間之內順利完成工作,不要節外生枝,把不應造成的問題,變成拖延的問題。這一點大家最熟悉的所謂「議而不決,決而不行」,話之全體加班做到「Seven Eleven」,因為阿爺教落,如此搞下去,最後是「行而不果」,拜託大家做事要果斷,行動要有帶風的氣勢,勇於完成任務比「磨爛蓆」更有價值。
  三、你要有工作意願。正如我之前所講,由於小時候有位「直升機媽媽」,所以好少自發地一手一腳的展開工作,從頭到尾的解決問題,因此甚麼都習慣等阿媽安排,於是我的事變成阿媽的事,既然都是阿媽的事,又關我乜事?於是我踏入社會之後,工作得不順利,返工也不開心。
  作者這本書實際是由八個章節構成,這恰如高工作效率的「天龍八步」︰
  Step1︰思考工作的目的與輸出。
  Step 2︰列出粗略的待辦事項,建立行程表。
  Step 3︰將粗略待辦事項,細分為作業步驟。
  Step 4︰思考分解作業完成後的最佳狀態。
  Step 5︰了解作業所需的「物品」與「資訊」。
  Step 6︰思考工作的分配方式。
  Step 7︰與相關人士分享流程與行程表。
  Step 8︰執行行程表的進度管理。
  今天我想多謝我中學的童軍團長,因為他是第一個要我負責煮飯的人,我從收集乾草、火柴,到山坑載清水洗米到睇火,一手包辦,在不斷修正和改錯之下,有幸第一次就可以生米煮成熟飯,成為走出我獨立自主的一步。第二個要多謝的人是戶外活動導師,我學習不少野外求生技巧,返工之後,我就當自己在野外,試行不同的求生技巧。老套講句︰「多謝你哋呀!」
   

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